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FormSpecs : Système de Gestion de documents et de flux de travail (GED)
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Grâce à notre système de gestion de documents et de flux de travail, vous pouvez créer des documents à l’aide de formulaires électroniques au format PDF. Les documents et autres fichiers peuvent être capturés à partir de scanners de documents, de dossiers réseau, de comptes de messagerie ou d’interactions utilisateur. Notre système convertit les images numérisées en fichiers PDF entièrement interrogeables, et tous les documents peuvent être récupérés à l’aide de mots-clés de contenu et d’autres informations d’index en fonction du type de document. Des outils de messagerie et de télécopie intégrés vous permettent, à vous et à votre équipe, de distribuer des documents sans logiciel externe. Un puissant moteur de flux de travail peut gérer vos informations en coulisse en fonction d’événements ou de calendriers système.

“Établir de nouvelles normes pour la gestion des documents”

Simple

Interface utilisateur

Flexible

Interface technologique

Puissant

Interface des enregistrements
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Intégration

Notre système GED s’intègre à de nombreux progiciels, des logiciels de comptabilité aux applications de gestion de projets en passant par Microsoft Office. Des informations peuvent être extraites d’autres applications pendant le processus de capture afin de rendre la tâche d’indexation facile et précise. La centrale de document peut transmettre des informations aux applications éligibles à l’aide de règles de flux de travail basées sur des événements ou des planifications.

Basé sur le cloud

Notre système de document et de flux de travail peut être installé dans votre bureau ou vous pouvez utiliser notre version en ligne dans le cloud. Tirez parti des nombreux avantages offerts par les applications basées sur un navigateur, notamment le déploiement rapide, l’accès contrôlé et connecté et la connectivité à distance. Les administrateurs installent la centrale de document sur un seul serveur Microsoft Windows ou sur plusieurs serveurs pour améliorer leurs performances. Une fois les comptes utilisateur définis, les utilisateurs se connectent à partir d’ordinateurs Windows, Mac ou Linux disponibles sur le réseau pour visualiser leurs documents de tout type, directement dans le navigateur.

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Fonctions de sécurité

Notre système DMS & Workflow protège vos informations. Outre les ajouts manuels, il intègre également Active Directory.

Un afficheur d’événements système intégré permet aux administrateurs de vérifier les actions entreprises par n’importe quel utilisateur, y compris les connexions, les recherches, les vues, les modifications, etc.

Partager et collaborer des fichiers

En plus de l‘utilisation interne, un accès temporaire à un ou plusieurs éléments peut être accordé à des utilisateurs extérieurs à l’aide de notre fonction de partage de documents. Les utilisateurs disposant de l’autorisation de partage peuvent attribuer des éléments à un ou plusieurs utilisateurs publics en fournissant leur adresse de messagerie dans une boîte de dialogue d’attribution. Les utilisateurs extérieurs recevront des instructions complètes sur la manière d’accéder au DMS, ainsi que sur le contenu partagé.

Parallèlement au courrier électronique basé sur la demande, le moteur de flux de travail peut distribuer le contenu automatiquement lorsque des événements de flux de travail configurés sont déclenchés, tels qu’une approbation de document ou une modification du contenu.

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Moteur de workflow d'entreprise

Traitement d'approbation

Le système de gestion des documents est un puissant moteur de traitement des approbations qui vous permet de définir un nombre illimité de processus d’approbation. Ces processus électroniques vous permettent de gérer facilement les étapes du cycle de vie d’un document en les déplaçant automatiquement le long des chemins de flux de travail que vous définissez.

Les membres des processus d’approbation approuvent ou rejettent les documents qui arrivent dans leur file d’attente d’approbation. La file d’approbation administrative permet aux responsables de visualiser les documents à toutes les étapes et permet d’approuver, de rejeter et de supprimer tout document affiché.

Document Collaboration

Importez des documents d’une réunion directement dans Microsoft Office afin qu’ils puissent être mis à jour. Acheminez rapidement les documents révisés aux autres membres de l’équipe pour révision et commentaires.

Prenez des notes et collaborez électriquement ou vérifiez les documents afin qu’ils ne puissent pas être modifiés par d’autres. Consultez facilement l’historique de chaque document pour auditer les modifications et restaurez une version précédente si nécessaire. Lorsque vous êtes prêt, envoyez les documents pour approbation par l’équipe.

Moteur de flux de travail

Peu importe ce que vous voulez accomplir avec vos documents, le moteur de flux de travail le parcourra. Ce cheval de travail a été mis au point pour sa puissance et ses performances, et il est capable de gérer les charges les plus lourdes avec rapidité. Bénéficiant d’une immense bibliothèque de règles, y compris la possibilité de créer vos propres règles, tout est possible.

Tirez parti d’un routage basé sur des décisions qui permet d’évaluer les propriétés et les formules à la volée. Combiné avec son intégration intégrée avec d’autres systèmes, les possibilités sont infinies

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Accès avec n'importe quel navigateur Web
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Interface utilisateur facile et navigation
images
Tableau de bord personnalisables
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Collaborer et partager
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Envoyer des documents avec des Workflows
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Documents de routage pour codage
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Créer et capturer des formulaires
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Audit avec historique du document
téléchargement
Définissez facilement les autorisations de sécurité

Notre système de gestion de documents et de flux de travail aide les banques, les sociétés d’assurance et les sociétés de services financiers à atteindre un niveau d’efficacité supérieur en déployant des outils permettant de réduire l’utilisation de papier. Les entreprises du secteur privé utiliseront les technologies électroniques et de signature pour rester en avance sur leurs concurrents et fournir un niveau de service client supérieur.

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